IT-Exper­te gibt fünf Tipps zur Zusam­men­ar­beit in der Cloud

Der Nor­mal­bür­ger dage­gen nutzt Drop­box & Co. schon lan­ge und sieht dar­in in der Tat eine Erleich­te­rung. Über Daten­schutz und Ver­trau­lich­keit wird sel­ten nach­ge­dacht. Es gibt aber auch ein prak­ti­sches The­ma mit Blick auf die Zusam­men­ar­beit. Oft wer­den Cloud­spei­cher genutzt, um gemein­sam auf Doku­men­te zugrei­fen zu kön­nen. Der Archi­tekt stellt sei­ne Plä­ne dem Bau­trä­ger und den Hand­wer­kern prak­tisch und online zur Ver­fü­gung. Doch wie steht es mit der Nach­ver­folg­bar­keit von Ände­run­gen? Am 18.06.2015 um 20:00 Uhr lädt sich der Elek­tri­ker den aktu­el­len Plan her­un­ter und druckt die­sen für den nächs­ten Tag aus. 5 Minu­ten spä­ter fällt dem Archi­tek­ten auf, dass er einen Pla­nungs­feh­ler gemacht hat und er ändert den Plan. Am nächs­ten Tag beginnt der Elek­tri­ker sei­ne Arbeit mit einem „aktu­el­len“ Plan. Er arbei­tet gut, schnell und sorg­fäl­ti­ge und den­noch – falsch. Als der Bau­trä­ger den Feh­ler bemerkt sind alle Wän­de schon ver­putzt und nun soll der Elek­tri­ker das auf sei­ne Kos­ten kor­ri­gie­ren. Schließ­lich kann jeder sehen, dass der aktu­el­le Plan die Ände­rung berück­sich­tigt. Und nun? Wer ist ver­ant­wort­lich? Wer hat den Feh­ler gemacht? Der Feh­ler liegt in der Annah­me, dass man mit einem Cloud­spei­cher immer aktu­el­le Daten zur Ver­fü­gung stellt. Der Zeit­punkt des Abru­fes spielt eine ent­schei­den­de Rol­le. Wenn Sie nicht in die­se Fal­le tre­ten wol­len, dann den­ken Sie über die fol­gen­den Tipps nach.

1. Arbei­ten Sie immer mit Ver­sio­nen, die sich sowohl im Datei­na­men als auch in den Kopf- oder Fuß­zei­len der gedruck­ten Doku­men­te wie­der­fin­den. Z.B. „2015–06-18‑A Elektroplan.doc“. Die beson­de­re Schreib­wei­se des Datums (JJ-MM-DD) sorgt auto­ma­tisch dafür, dass die Doku­men­te chro­no­lo­gisch rich­tig sor­tiert werden.
2. Auch in der Cloud kön­nen Ord­ner die Über­sicht ver­bes­sern. Z.B. “Elek­tro”, “Was­ser”, “Tro­cken­bau”.
3. Füh­ren Sie ein „Ände­rungs­pro­to­koll“ zusätz­lich zu den Doku­men­ten. Dort könn­te man ein­fach chro­no­lo­gisch ein­tra­gen, wel­che Per­son zu wel­cher Zeit eine Ände­rung durch­ge­führt hat.
4. Kurz­fris­ti­ge Ände­run­gen müs­sen aktiv kom­mu­ni­ziert wer­den. Der Archi­tekt hät­te zusätz­lich eine Mail an alle Betei­lig­ten sen­den können.
5. Doku­men­tie­ren Sie auch für sich selbst, wel­che Doku­men­te mit wel­chem Ver­si­ons­stand die Basis Ihrer Arbei­ten waren und ver­las­sen Sie sich nicht dar­auf, dass die­se Doku­men­te jeder­zeit in der Cloud abruf­bar sind. Machen Sie sich also Kopien der rele­van­ten Dateien.

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