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Budgetplanung: Worauf sollte man bei einem Messeauftritt achten?

2018-06-28 12:38

Warum ist eine korrekte Budgetplanung bei Messeauftritten von großer Bedeutung?



Egal ob Standgebühren, Equipment-, Personal- oder Materialkosten: Ein Messeauftritt setzt sich in der Praxis gleich aus einer Vielzahl an Kostenfaktoren zusammen. Die große Anzahl an Kostenpunkten lässt die Planung dabei häufig zu einer echten Herausforderung werden. So können versteckte Posten und Kostenfallen bei einer ungenauen Vorbereitung schnell übersehen werden, was den Auftritt im Nachhinein zu einer teuren Angelegenheit werden lässt. Insbesondere der Zeitfaktor ist in diesem Zusammenhang eine wichtige Größe. Vor allem zeitlicher Druck ist nicht selten ausschlaggebend für eine Explosion der Messekosten. Wer sich allerdings genügend Zeit für die Budgetplanung einräumt, kann kostspielige Stolpersteine bei Messeauftritten effektiv verhindern.

Wie können Unternehmen aus Mecklenburg-Vorpommern von der Teilnahme an Messeevents profitieren?



Messeveranstaltungen in der Region Mecklenburg-Vorpommern bieten teilnehmenden Ausstellern nicht nur ideale Voraussetzung für die Akquise von Neukunden, sondern können ebenfalls für die Pflege von bestehenden Kunden genutzt werden. Ein wesentlicher Vorteil von Events dieser Art ist die persönliche Kommunikationsebene. So können Vertreter von Unternehmen und Kunden vor Ort direkt miteinander ins Gespräch kommen, was die Überzeugungsarbeit deutlich erleichtert. Weiterhin stellen Messen als brancheninterne Schmelztiegel eine hervorragende Plattform dar, um Geschäftspartner und Investoren zu finden. Auch für den Direktvertrieb werden Messen immer häufiger genutzt.

Was sind die häufigsten Kostenfallen im Zuge von Messeauftritten?


1: Fehlerhafte Planung


An Stelle einer genauen Kostenaufstellung berechnen viele Unternehmen ihr Messebudget im Vorfeld auf der Grundlage von pauschalen Faustregeln. So wird nicht selten einfach der doppelte Betrag der Standmiete als Budget eingeplant. Die Praxis zeigt, dass es sich hierbei jedoch um einen Trugschluss handelt, da häufig das 5- bis 6-fache der Standmiete aufgewendet werden muss. Vor allem Faktoren wie Vorbereitung, Flüge, Transport, Übernachtungen und Nachbearbeitung werden in diesem Zusammenhang häufig unterschätzt.

2: Zu wenig Zeit


Das Sprichwort "Zeit ist Geld" behält auch in Bezug auf den Messeauftritt seine Gültigkeit. So führt Zeitdruck bei der Planung für gewöhnlich zu erheblichen Mehrkosten. Wer kurzfristig agiert riskiert teure Last-Minute-Aufschläge, welche die Gesamtkosten schnell in die Höhe katapultieren. Insbesondere verspätete Buchungen lassen sich die Veranstalter in der Regel teuer bezahlen. Hier sind Aufschläge von bis zu 100 Prozent bei weitem keine Seltenheit.

3: Falsche Prioritäten


Viele Unternehmen machen auf Messen den Fehler und versuchen die Konkurrenz mit allen Mitteln zu übertrumpfen. Hier wird der Fokus daraufgelegt den eigenen Stand in erster Linie größer und schöner als die Aufbauten der Mitbewerber zu gestalten. Dies ist zwar grundsätzlich richtig, jedoch führt allein dieses Vorgehen in den meisten Fällen zu einer unnötigen Kostenexplosion, die in keinem Verhältnis zum eigentlichen Nutzen steht.

4: Teure Dienstleistungen


Besonders bei vorherrschendem Zeitdruck passiert es häufig, dass für Dienstleistungen wie dem PR-Konzept oder die Logistik ein überteuertes Angebot gewählt wird. Ein Problem ist hier die fehlende Transparenz im Bereich der Dienstleister. So greifen viele Unternehmen einfach zu einem renommierten Anbieter, ohne sich vorher mit den Angeboten anderer Dienstleister auseinanderzusetzen. Wer sich allerdings die Mühe macht und Dienstleister miteinander vergleicht, kann dabei die Messekosten effektiv senken.

5: Fehlende Nachbereitung


Zwar hat die Nachbereitung einer Messe keinen direkten Einfluss auf die Messekosten, jedoch kann sich eine grundlegende Analyse vergangener Events langfristig reduzierend auf die Kosten auswirken. So lassen sich unnötige Kosten in vielen Fällen nur mit der Hilfe einer detaillierten Nachbereitung aufdecken und zukünftig entsprechend vermeiden. Aus diesem Grund sollte jeder Messeauftritt im Nachhinein immer genauestens analysiert werden.

Fazit


Wie sich zeigt, ist der Erfolg eines Messeauftritts direkt an die Budgetplanung gekoppelt. So ist es äußerst wichtig, im Vorfeld ausreichend Energie und Zeit in die Vorbereitung zu stecken.

 

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